Dashboards de cartera en Power BI: qué medir y cómo construirlos
Qué KPIs debe tener un tablero de cartera y recaudo, cómo modelar el aging, qué fuentes conectar (SQL Server, Siigo, World Office, SAP) y cómo automatizar alertas de mora.
La cartera es el indicador que más rápido se vuelve caro cuando nadie lo mira. Un informe mensual en Excel llega cuando el cliente ya lleva 70 días sin pagar; un tablero de cartera bien hecho te avisa el día 5.
Aquí está la estructura que implementamos en Power BI para áreas financieras de pymes: los KPIs que sí se usan, el modelo de datos mínimo y las alertas que convierten el tablero en acción de cobranza.
Los KPIs que no pueden faltar
- ▸Cartera total y por edad (aging): corriente, 1-30, 31-60, 61-90, más de 90 días.
- ▸DSO (días de cartera): cuántos días tarda en promedio convertirse una venta en efectivo.
- ▸% de cartera vencida sobre total y sobre ventas del periodo.
- ▸Recaudo del periodo vs meta y vs mismo mes del año anterior.
- ▸Concentración: cuánto de tu cartera depende de los 10 principales clientes.
- ▸Cartera por asesor comercial y por canal, para cerrar el ciclo con ventas.
- ▸Efectividad de cobranza: promesas de pago cumplidas sobre promesas registradas.
- ▸Provisión estimada por deterioro según comportamiento histórico.
Modelo de datos mínimo
Un tablero de cartera se sostiene en un modelo en estrella sencillo. Sin esto, las medidas de aging se vuelven imposibles de mantener.
- ▸Tabla de hechos de documentos: factura, nota crédito, recibo de caja, anticipo, con fecha de emisión, vencimiento, valor y saldo.
- ▸Dimensión Calendario marcada como tabla de fechas (indispensable para time intelligence).
- ▸Dimensión Cliente con segmento, ciudad, condición de pago y asesor asignado.
- ▸Dimensión Documento y Estado, para separar vencido, por vencer y en disputa.
- ▸Medidas DAX de saldo a la fecha, aging por bucket, DSO y recaudo acumulado.
De dónde salen los datos
La fuente correcta depende de tu ERP contable. En Colombia trabajamos con estos escenarios de forma recurrente:
| Origen | Cómo se conecta | Consideración |
|---|---|---|
| SQL Server / PostgreSQL / Oracle | Conexión directa o vista dedicada | Ideal: incremental y sin bloquear producción |
| Siigo / World Office / Alegra | API o exportes automatizados | Normalizar terceros y numeración de documentos |
| SAP / Dynamics / Odoo | Vistas, OData o API | Definir el corte contable con el área financiera |
| Excel y Google Sheets | Carpeta o Sheets como fuente | Solo para datos que no viven en el ERP |
| Azure / AWS / Google Cloud | Data warehouse intermedio | Recomendado cuando hay varias empresas o monedas |
Cómo se calcula un aging que cuadre con contabilidad
El aging debe reconstruir el saldo a la fecha de corte, no tomar el saldo actual. Es decir: sumar documentos emitidos hasta la fecha y restar los pagos aplicados hasta esa misma fecha, respetando notas crédito y anticipos.
Cuando el tablero no cuadra con el balance, el 90% de las veces es por una de tres causas: pagos aplicados a documentos de otra empresa, notas crédito sin cruzar, o diferencias entre fecha de documento y fecha contable. Ese cruce se acuerda con el contador antes de publicar el tablero.
Alertas y automatización
- ▸Suscripción diaria por correo con clientes que cruzan 30, 60 y 90 días.
- ▸Alerta al asesor comercial cuando su cliente entra en mora.
- ▸Notificación por WhatsApp al equipo de cobranza con el listado del día.
- ▸Actualización programada varias veces al día en horario laboral.
- ▸Seguridad por roles: cada asesor ve su cartera; gerencia ve todo.
Errores frecuentes al construirlo
- ▸Un tablero con 40 visuales que nadie usa: empieza con una página ejecutiva y una de detalle.
- ▸No marcar la tabla de fechas y luego pelear con las medidas de tiempo.
- ▸Mostrar solo el total de cartera sin edad ni tendencia: no genera acción.
- ▸Dejar el archivo en el equipo de una persona en lugar de publicarlo con actualización automática.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si mi contabilidad está en Siigo o World Office?+
Sí. Se extrae la información por API o por exportes automatizados, se normalizan terceros y documentos, y el tablero se alimenta sin trabajo manual.
¿Cuánto tarda tener el primer tablero de cartera?+
Con acceso a los datos, una versión productiva con aging, DSO y recaudo suele tomar entre 2 y 4 semanas, incluyendo la conciliación con el área contable.
¿Necesito licencias de Power BI para todos?+
Depende de cómo se distribuya. Se puede publicar en el servicio con licencias por usuario, embeber el tablero en una aplicación web propia o entregar reportes programados por correo.
¿Se puede ver cartera de varias empresas juntas?+
Sí, es uno de los casos más pedidos. Se consolida en un modelo multiempresa con moneda y plan de cuentas homologados, y se puede filtrar por unidad de negocio.
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Fuentes y referencias
Te mostramos un tablero de cartera con datos de ejemplo
En 30 minutos ves el aging, el DSO y las alertas funcionando, y te decimos qué se necesita para conectarlo a tu contabilidad.