Agente de IA para pedidos por WhatsApp conectado a tu ERP
Cómo un agente de IA recibe pedidos por WhatsApp, valida inventario y precios, y los registra en el ERP o CRM. Arquitectura, requisitos, controles y errores a evitar.
En muchísimas pymes colombianas el pedido no entra por un portal: entra por WhatsApp, en audio, en foto de una lista escrita a mano o en un mensaje a las 9 de la noche. Alguien lo transcribe al día siguiente y ahí nacen los errores.
Un agente de IA bien montado no reemplaza a tu equipo comercial: elimina la transcripción, valida contra inventario y precios reales, y deja el pedido listo para aprobar en el ERP.
Qué hace exactamente el agente
- ▸Entiende mensajes de texto, notas de voz e imágenes de listados o remisiones.
- ▸Identifica al cliente por su número y trae su lista de precios y condiciones.
- ▸Convierte lenguaje natural en referencias reales (“dos pacas de la verde grande” → SKU).
- ▸Valida inventario disponible y avisa alternativas o faltantes.
- ▸Confirma el pedido con un resumen claro antes de registrarlo.
- ▸Crea el pedido en el ERP o CRM vía API y devuelve número de confirmación.
- ▸Escala a un humano cuando hay descuentos especiales, cartera vencida o ambigüedad.
Arquitectura, en lenguaje sencillo
Son cuatro piezas: el canal, el cerebro, las reglas y el sistema destino.
- ▸Canal: WhatsApp Business API (cuenta oficial, no un celular con la app personal).
- ▸Cerebro: un modelo de lenguaje con acceso a tu catálogo, precios y contexto del cliente.
- ▸Reglas: mínimos de pedido, bloqueo por mora, unidades de empaque, validaciones fiscales.
- ▸Destino: el pedido registrado en SAP, Siigo, World Office, Odoo, Dynamics, HubSpot o tu aplicación web.
Requisitos antes de empezar
| Requisito | Por qué importa |
|---|---|
| Cuenta de WhatsApp Business API verificada | Es el único canal oficial para automatizar con respaldo |
| Catálogo con SKU, unidad de empaque y sinónimos | El agente traduce el habla del cliente a referencias reales |
| Lista de precios por cliente o segmento | Evita pedidos con precios equivocados |
| Consulta de inventario disponible | Sin esto el agente promete lo que no hay |
| API o endpoint del ERP para crear pedidos | Cierra el ciclo sin digitación manual |
| Reglas de negocio escritas | Mínimos, mora, plazos, zonas de entrega |
Controles: lo que separa un piloto de producción
Un agente que toca pedidos toca dinero. Estos controles son obligatorios en nuestras implementaciones:
- ▸Confirmación explícita del cliente antes de registrar el pedido.
- ▸Modo borrador: el pedido queda pendiente de aprobación humana los primeros días.
- ▸Trazabilidad completa: cada pedido guarda la conversación que lo originó.
- ▸Límites duros: monto máximo, referencias restringidas, clientes bloqueados.
- ▸Nunca inventa: si no encuentra la referencia o el precio, pregunta o escala.
- ▸Manejo de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y aviso de privacidad.
Más allá del pedido
El mismo agente que toma pedidos suele terminar haciendo más, porque ya conoce el contexto de la operación: consulta de estado de despacho, saldo de cartera, cotizaciones rápidas, solicitudes de compra e insumos, y registro de novedades desde grupos de WhatsApp para que nada quede sepultado en el chat.
Ese es el mismo motor de nuestro Agente Maestro, que lee grupos, categoriza novedades y hace seguimiento hasta el cierre.
Cómo medir si funciona
- ▸Tiempo desde el mensaje hasta el pedido registrado (antes: horas; meta: minutos).
- ▸% de pedidos creados sin intervención humana.
- ▸Errores de digitación y notas crédito por error de pedido.
- ▸Pedidos recibidos fuera de horario laboral que ya no se pierden.
- ▸Horas liberadas del equipo de servicio al cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar mi número actual de WhatsApp?+
Se puede migrar un número a WhatsApp Business API, pero ese número deja de usarse en la app tradicional. Muchos clientes prefieren habilitar un número dedicado para pedidos.
¿Y si el cliente escribe con abreviaturas o manda una foto?+
El agente maneja texto, audio e imagen. Para referencias se entrena con los sinónimos y apodos que usan tus clientes, y cuando duda pregunta en lugar de adivinar.
¿El agente puede equivocarse con los precios?+
No debe: los precios no los genera el modelo, los consulta en tu lista oficial. Si no encuentra un precio válido, escala a una persona.
¿Qué pasa con la protección de datos?+
Se implementa con aviso de privacidad, consentimiento, retención limitada y acceso restringido, alineado con la Ley 1581 de 2012 de Colombia.
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Fuentes y referencias
¿Quieres ver el agente tomando un pedido en vivo?
Te mostramos una demo con tu catálogo de ejemplo y definimos juntos las reglas y controles antes de conectar el ERP.